ÖNKORMÁNYZATI BELSŐ ELLENŐRZÉS

Az ellenőrzés szerepe, helye a vezetésben

A gazdálkodó szervezetek vezetése a meglévő, illetve az elérhető erőforrások, a külső feltételek, környezet figyelembe vételével folyamatosan különböző szervezeti célokat tűznek ki maguk elé. A szervezetek úgy alakítják ki és működtetik belső folyamataikat, hogy azok mind a kitűzött célok szolgálatában álljanak. A gazdálkodó szervezeten belül a vállalkozási célkitűzések elérése érdekében működő belső ellenőrzési rendszert alakítanak ki.

A belső ellenőrzési rendszer fő jellemzője, hogy annak megvalósításában a szervezet minden tagja részt vesz - ideértve a folyamatok megvalósításához igénybe vett eszközöket is. A belső ellenőrzési rendszer megfelelő működése ugyanakkor megkívánja azt is, hogy a mindennapi tevékenység részeként érvényesülő ellenőrzéseket egy független értékelő folyamattal - a függetlenített belső ellenőrzés munkájával - egészítsék ki.

Az előbbiek alapján a belső ellenőzés tartalma a következőkben adható meg: olyan eljárások összessége, melyet a szervezet vezetése, alkalmazottai és függetlenített belső ellenőrzése együttesen hajt végre, és amely ésszerű bizonyosságot nyújt arra nézve, hogy a kitűzött szervezeti célokat elérik.

Fontos hangsúlyozni azonban, hogy a belső ellenőrzési rendszerek kialakítása minden esetben a vezetés feladata és a működtetéshez szükséges erőforrások biztosításáért is ugyancsak a vezetés a felelős.

A belső ellenőrzési rendszerek működése leginkább a

• vezetők ellenőrző tevékenysége,
• a tevékenységek részeként a folyamatokba épített ellenőrzés, valamint
• a függetlenített belső ellenőrzés

formájában mutatkozik meg, ezeket nevezzük a belső ellenőrzési rendszer fő elemeinek.

Ezek az elemek egymással szoros kapcsolatban állnak, feladataikat egymás tapasztalataira építva párhuzamosan, ugyanakkor egymást kiegészítve működnek. Fontos megjegyezni azt is, hogy a rendszer három alrendszere között jellemzően nehéz határvonalat húzni, gyakran egy-egy ellenőrző tevékenység egyidejűleg két helyre is besorolható.

A belső ellenőrzési rendszer elemeinek konkrét feladait, hatókörét minden esetben a belső szabályozásban kell előírni. A rendszer elemei - sajátosságaiknak megfelelően és ebből adódóan eltérő súllyal - egyaránt végeznek szabályszerűségi, teljesítmény, illetve egyéb jellegű ellenőrzéseket.

Az ellenőrzések különböző szempontok szerinti csoportosítása

• Vele szemben támasztott követelmények szerint:

1. hatósági: konkrét utasítások, jogszabályok betartását vizsgálja
2. gazdasági: vállalkozás tevékenységének színvonalát ítéli meg, hatósági elemek is beépülhetnek

• Módszerét tekintve:

1. folyamatos adatokon alapuló (megbízható adat)
2. beszámoltatá: írásban, szóba
3. vezetők helyszíni ellenőrzése
4. találkozó ellenőrzés (okmány ütköztetés)
5. összefüggésekre alapozott ellenőrzés: eltűnt iratok esetén a helyszíni okmányok alapján történő rekonstrukció

• Terjedelmét tekintve:

1. célvizsgála: egy konkrét feladat egy egységnél
2. témavizsgálat: egy feladat több egységnél
3. általános, átfogó ellenőrzés (komplex, mindenhol)

• A vizsgálatba bevont adatok, okmányok köre alapján:

1. teljes körű: bűncselekmény esetén
2. szúrópróba szerű: részidőszakok ellenőrzése

• Időtényezővel összefüggésben:

1. előzetes: döntés, rendelkezés kiadás előtt várható hatások felmérése
2. egyidejű: végrehajtással párhuzamos
3. utólagos: okmányok hitelességét vizsgálja

• Végrehajtásának módja szerint:

1. alaki vagy formai
2. számszaki
3. érdemi (az okmány a valóságot tükrözi-e)

• Kinek a megbízásából:

1. belső ellenrőzés (munkaviszony)
2. külső ellenőrzés

• Végezhető az ellenőrzés:

1. hivatali tevékenységként
2. társadalmi tevékenységként
3. tulajdonosként

A belső ellenőrzés rendszere

A belső ellenőri tevékenység szisztematikusan, jellemzően előre meghatározott tervek, illetve módszertan szerint történik. Az ellenőrzéseket kockázatalapú megközetítés jellemzi.

Az ellenőri munka fontos követelménye az elvégzett lépések módszeres dokumentálása, amely a minőségbiztosítás fontos előfeltétele. Az ellenőrzésekkel összefüggésben keletkezett iratok megőrzéséről, a nyilvántartások kialakításáért és vezetésért a belső ellenőrzési vezető felelős.

A belső ellenőrzési tevékenységről a belső ellenőrzési vezető rendzseres jelleggel köteles beszámolni. A rendszeres - jellemzően éves gyakorisággal történő - beszámolás általában a következő területekre terjed ki:

• az ellenőrzési tervek megvalósulása, a tervtől való eltérések okainak bemutatása,
• a függetlenített belső ellenőrzés személyi és tárgyi feltételei,
• az ellenőrzések során tett fontosabb megállapítások és javaslatok,
• az ellenőrzési tevékenység fejlesztési javaslatai.