ÖNKORMÁNYZATI BELSŐ ELLENŐRZÉS

 2. rész Elemzés a városi jegyzők ellenőrzési gyakorlatáról

A jegyzői megkérdezett 60 fős csoportból - akiknek hatáskörébe alapszolgáltatást: szociális étkeztetés, házi segítségnyújtás, jelzőrendszeres házi segítségnyújtás, falu- és tanyagondnoki szolgálat, támogató szolgálat, közösségi ellátások és nappali ellátás biztosító szociális szolgáltatók és intézmények engedélyezése és ellenőrzése tartozhat - 46 kitöltött és 5 nemleges adatlapot bocsátottak felhasználásra a tapasztalatgyűjtéshez.

Mivel az adatszolgáltatás önkéntes volt, egyszeri érdeklődő megkeresés történt a felkért adatszolgáltatók felé.

I. Ellenőrzés gyakorisága és módszerei

 Tekintve, hogy a vonatkozó kormányrendelet konkrétan meghatározza, mely típusú intézményt milyen gyakorisággal kell a működést engedélyező hatóságnak ellenőriznie, továbbá azt is, hogy az ellenőrzést módszertani intézmények szakértőkénti bevonásával kell lefolytatni, arra kért választ az adatlap, hogy ezen előírást maradéktalanul sikerült-e teljesíteni, vagy ha nem milyen arányú volt a megvalósult ellenőrzések száma és azokban milyen arányban vettek részt a szakértők.

 Nem állami és egyházi fenntartású intézmények és szolgáltatók évente legalább egyszeri ellenőrzését az 51 hatóság 20%-a nem végezte el, kötelező ellenőrzési feladatának nem vagy csak részben tett eleget. Ez az arány az állami fenntartású intézmények és szolgáltatók legalább kétévenkénti ellenőrzését illetően még magasabb, 39%-a.

 A nem állami és egyházi fenntartású intézmények és szolgáltatók évente legalább egyszeri ellenőrzésében a módszertani szakértőt a hatóságok 35%-a nem vonta be, az állami fenntartású intézmények ellenőrzésébe 41 %-a, így nem jogszerűen végezte el kötelező ellenőrzési feladatát, mivel nem vagy csak részben vett részt az ellenőrzésbe a módszertani szakértő.

A hatóságok közül az ellenőrzés teljes elmaradását 4 nem indokolta, 4 egyéb feladatellátásra hivatkozott, 1 esetben pedig bizonytalan a feladatellátás megfelelősége („Főként normatíva ellenőrzést végezünk.”) a válasz megfogalmazása miatt.

A feladatok részbeni teljesítését 11 esetben kapacitáshiány (22%-ban, 6 esetben időhiány, 1 esetben leterheltség, 3 esetben létszámhiány, míg 1 esetben egyéb feladat-végzés) okozta, 2 szociális hatóság nem indokolt.

 A módszertani szakértők ellenőrzésben való részvételének elmaradását, bevonásának hiányát többféle okkal magyarázták a hatóságok, így:

§         szakmai protokoll hiánya,

§         az ellenőrzést a hatóság célvizsgálatnak minősítve nem látta indokoltnak a szakértő bevonását,

§         az ellenőrzésről a hatóság nem értesítette a szakértőt,

§         a hatóság nem tartotta szükségesnek a közreműködést,

§         koordinálási nehézségek miatt az egyidejű ellenőrzést nem tudták megvalósítani, egyedül viszont nem ellenőrzött a módszertani szakértő,

§         időhiány

§         mivel a hatóság sem ellenőrzött, így a módszertan sem végzett vizsgálatot.

II. 1. Ellenőrzés alá vont területek megosztása

 Az ellenőrzési gyakorlat az adatlapokon közölt szöveges feladatmegosztás-értékelések alapján széles horizonton mozog, melynek egyik végpontján a hatósági és szakértői vizsgálati területeket jól szervezetten, tervezetten megosztó, a másik végponton pedig a párhuzamos vizsgálati munkát vagy ellenőrzéssel nem érintett fehér foltokat eredményező szociális hatóság áll.

A törekvések alapvetően a hatósági és szakmai területek lehatárolásának irányába mutatnak az elvek szintjén, az azonban már, hogy ez alatt ki mit ért, már nem egységes képet mutat.

 A hatóság és a módszertan közötti munkamegosztásra választ adók közül a

·        ‹hatósági› és ‹szakmai› terület megosztására 5 esetben,

·        a gyakorlatban kialakuló megosztásra 2 esetben,

·        ‹személyi-tárgyi feltételek› és ‹szolgáltatások› szétválasztására 2 esetben,

·        ‹működési alapdokumentumok-személyi feltételek-tárgyi feltételek› és a ‹szakmai megfelelőség-személyi feltételek-tárgyi feltételek› területe szerinti elkülönítésre 3 esetben

·        ‹működési alapdokumentumok› és ‹minden egyéb terület› szerinti megosztásra 1 esetben hivatkoztak;

·        a munkamegosztás leírása nem volt értelmezhető 4 esetben,

·        együtt lefolytatott megosztás nélküli ellenőrzésről számolt be 7, míg

·        külön lefolytatott megosztás nélküli vizsgálatról 4 adatszolgáltató;

·        nem történt megosztás, mivel csak a hatóság ellenőrzött 9 esetben,

·        nem közölt információt 3, nem ellenőrzött 5 szociális hatóság.

Összesítve a fenti adatokat az 51 adatszolgáltatóból ellenőrzést végzők legalább kilencféleképpen bonyolították le feladatukat. 18 esetben mondható el, hogy történt kísérlet a megosztásra.

 Az ellenőrzött területekben sok a párhuzamosság, a megosztás arányai eltérőek, a párhuzamosság mellett szintén sok az ellenőrizetlen terület. Egységes központi iránymutatásra, segédanyagra mindössze egy jegyzői szociális hatóság utalt vissza.

 Nagyon tanulságos az alábbi táblázat, amely a munkamegosztás arányát mutatja be a kijelölt városi jegyző, mint hatóság és a szakértő között

Amennyiben vélelmezzük, hogy az adatot nem közlők a területet nem ellenőrzök csoportjába sorolhatók, a párhuzamosan ellenőrzött területek aránya 32 %, a nem ellenőrzött területeké pedig 29,5 %, mely az ellenőrzési munkamegosztás zavaraira mutat rá.

II.2. Az ellenőrzés célja

Az ellenőrzés az intézmény működési engedélyében foglaltaknak való megfelelő működés vizsgálatára:

 Az adatot szolgáltató 51 hatóság 82%-a a jogszabályi előírásra tekintettel végezte el kötelező ellenőrzési feladatát.

 Az ellenőrzés az intézmény jogszabályokban foglaltaknak való megfelelő működés vizsgálatára:

 Az adatot szolgáltató 51 hatóság 65%-a a jogszabályi előírásra tekintettel végezte el kötelező ellenőrzési feladatát. Abban a 6 esetben, ahol célvizsgálat jellegű volt az ellenőrzés, a vizsgálatra kijelölt terület 3 esetben volt a személyi feltételek, 3 esetben a tárgyi feltételek, 3 esetben az alapdokumentumok, 3 esetben az ellátás igénylésének megfelelősége.

III. Az ellenőrzések lebonyolítása, eljárási lépései

 A tapasztalatgyűjtéssel érintett ellenőrzés eljárási lépéseit alapvetően meghatározza a vizsgálat hatósági ellenőrzéskénti besorolása és ezáltal a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálya alá tartozás.

 A hatósági ellenőrzés lefolytatása során a helyszíni ellenőrzésről az 51 szociális hatóságból 30 jegyzőkönyv, 17 hivatalos feljegyzés készítéséről nyilatkozott, 1 pedig képfelvétel készítésről adott számot. 3 adatszolgáltató választ nem adott, 2 esetben pedig sajnos előfordult, hogy a helyszíni ellenőrzés tapasztalatainak dokumentálása semmilyen formában nem történt meg.

A hatóság hivatali helyiségében lezajló iratvizsgálat tekintetében is csupán 14 esetben készült, 19 esetben nem készült hivatalos feljegyzés, 11 adatszolgáltató a kérdésre nem válaszolt.

 A hatósági ellenőrzés során alkalmazott eljárások:

• helyszíni ellenőrzést alkalmazott 37,
• iratbekérés útján ellenőrzött 7,
• adatszolgáltatással „megelégedett” 6 adatközlő,
• a helyszíni ellenőrzést megelőzően kizárólag iratbekéréssel 3 hatóság élt,
• 3 hatóság a helyszíni ellenőrzést úgy folytatta le, hogy előtte iratokat és adatokat is kért az ellenőrzés alá vonttól, míg
• 2 hatóság a helyszíni ellenőrzés alkalmával kért be iratot.

A számadatok azt is mutatják, hogy 9 adatszolgáltató több ellenőrzési technikát is alkalmazott.

 A hatósági ellenőrzés megindításáról minden esetben értesítette az ügyfelet 28, soha nem értesítette 10, csak indokolt esetben élt az értesítés elhagyásának lehetőségével 4 hatóság (5 nem adott választ).

 A helyszíni szemlén a fenntartó képviselője 19 válasz szerint vett részt minden esetben, 10 válasz adás esetén soha, míg részben vett részt választ adott 20 hatóság, akiknél a részvételi arány átlaga 30 % volt (a legalacsonyabb érték 5 %, míg a legmagasabb 90 %) (2 hatóság nem válaszolt).

 A helyben felszámolt hiányosságok megtörténtét írásban rögzítette 26, elhagyta 15 hatóság. 1 adatszolgáltató szerint ilyenre nem került sor, míg 7 nem közölt adatot.

Valamennyien lehetővé tették, hogy a fenntartó észrevételt tehessen a jegyzőkönyvben vagy a hivatalos feljegyzésben foglaltakra.

 A jogszabályban biztosított lehetséges intézkedések közül a fenntartó felszólítása volt a leggyakoribb, 37 hatóság jelölte meg eredményre vezető hatósági intézkedésként. 3 jelezte hatósági szerződéskötés alkalmazását, 2 a működési engedély visszavonását, 1 a végleges működési engedély visszavonását és helyette ideiglenes kiadását, 1 szociális igazgatási bírság kiszabását, 2 pedig a fenntartó eredménytelen felszólítását követően vonta vissza a működési engedélyt (7 nem közölt adatot).

A következő soros ellenőrzés alkalmával való kontrollt 23 hatóság tartotta elegendőnek (4 hatóság nem válaszolt).

 V. Az ellenőrzések szervezési, személyi és tárgyi feltételei

 A szociális szolgáltatók és intézmények ellenőrzését az adatot szolgáltató jegyzői szociális hatóságok mindössze 29%-a végzi ellenőrzési ütemterv szerint feladatát, mely arányhoz tartozik, hogy az adatközlők több mint 50 %-ánál hivatali éves munkaterv sem készül.

A munkatervvel, ellenőrzési ütemtervvel rendelkezők időbeli ütemezése szórt képet mutat, létezik éves, negyedéves, havi és évszakhoz kötött (nyári, őszi, tavaszi) ütemezés, leggyakoribb a havi lebontás.

A munkaterv megvalósulását a munkatervet készítők csupán 30 %-a vizsgálja rendszeresen, a többiek alkalomszerűen vagy egyáltalán nem.

 A szociális szolgáltatók és intézmények ellenőrzésével foglalkozó munkatárs jellemzően (34 adatszolgáltatónál) 1 fő aki kapcsolt munkakörben végzi feladatát.

Az adatszolgáltató hatóságok 90 %-ánál tény, hogy nem válik külön az engedélyezési és ellenőrzési feladat.

 A létszámhelyzetre visszavezethetően azon néhány esetben, ahol több munkatárs között lehetséges munkamegosztásról beszélni, a munkamegosztás a következő módon történik:

• szolgáltatás típusként,
• földrajzi elhelyezkedés alapján,
• működési engedélyt kiadó szerint,
• munkafázisra bontva,
• vezetői szignálás alapján vagy
• rendszer nélküli a munkamegosztás.

Integrált intézmény esetében - amit szintén az ügyintézők száma okoz - a 31 válaszadóból 20 egymást követően folyamatosan végzi el az ellenőrzést.

 A 51 hatóság közül 24 alkalmaz ellenőrzési szempontsort, 31 ún. biankó jegyzőkönyvet használ, mely így mintegy ellenőrzési szempontsorként is funkcionál. Ezeket az ellenőrzési dokumentumokat 86 %-ban a hatóság, 14 %-ban a módszertani szakértő készítette, a hatóságon belül mintegy 71 %-ban maga az ügyintéző, melyet csak mintegy 40 %-ban hagyott jóvá vezető beosztású munkatárs (jegyző, aljegyző, szervezeti egység vezető).

 A vizsgálat lefolytatásához szükséges tárgyi feltételek elsősorban a polgármesteri hivatalok költségvetési helyzetétől függően változóak:

• Hivatali gépkocsit rendszeresen 17, alkalmanként 12 hatóság használhat, nem áll rendelkezésre 10 hatóság számára, míg 7 nem válaszolt.
• Hivatali gépjárműhöz gépkocsivezető is rendelkezésre áll rendszeresen 16, alkalmanként 7 hatóság számára, 13 adatközlőnél az ügyintéző kell, hogy vezesse a hivatali gépjárművet, míg 9-en e kérdésre nem adtak választ.
• A munkaeszközök biztosítása terén vezetékes telefonra 24, mobil telefonra 7, pendrive-ra 3, floppy/CD/DVD lemezre 3, laptopra 1 igen válasz érkezett, 12 megkérdezett az adatlap ezen részére nem válaszolt.

A válaszok közül kirívó, hogy pl. egy megyeszékhely városban semmiféle eszköz nem biztosított, vagy egy másik hatóságnál az ügyintéző saját fényképezőgépét és pendrive-ját kell, hogy használja, továbbá a vezetékes telefon esetén is megdöbbentő, hogy 51-ből csak 24 hatóság esetében volt pozitív válasz vezetékes telefonra (ott, ahol a vezetékes telefon biztosítottságára a válasz nemleges volt, nem váltotta azt ki mobil telefon). Vélelmezhető a megkeresett települések alapján, hogy a nemleges válaszok nem magát az eszköz hiányát jelentik, hanem költségtakarékosság miatt korlátozva van a használatuk.

 Az ellenőrzések időkerete a következő megosztást mutatja:

§         egy szolgáltató ellenőrzésére átlagosan 4,25 órát, ebből 2,6 óra helyszínen,

§         egy intézmény ellenőrzésére átlagosan 6,1 órát, ebből helyszín 2,75 óra

§         egy szolgáltatás ellenőrzésére 3,9 órát, ebből 1,9 óra helyszín fordítanak.

Egy-két esetben volt utalás arra, hogy egy ellenőrzés időigénye nagyon változó. Megállapítható, hogy az ellenőrzési átlag időkerete alacsony.

Az ellenőrzés tapasztalatainak hivatali elemzése 16 hatóságnál gyakorlat (félévente: 2, negyedévente:1, évente és szükség szerint:1 szükség szerint:4, ellenőrzésenként:6), 25 válasza nemleges volt (8 nem válaszolt). Az ellenőrzések módszereit, gyakorlatát az ellenőrzések tapasztalataihoz igazítja 25 szociális hatóság, 16 válasza nemleges volt (8 nem válaszolt). Példaként említették a használt adatlapokon, szempontrendszeren és „bianko” jegyzőkönyvön a jogszabályváltozások átvezetését, az ellenőrzési cél pontos meghatározását, folyamatos adatbekérésre való átállást, a helyszíni ellenőrzés erősítését, ellenőrzési kérdőív kiküldését a helyszíni ellenőrzés időtartamának csökkentése érdekében, az államkincstárral és a módszertani szakértővel való együttes ellenőrzés gyakorlatának kialakítását az átfedések elkerülése érdekében.

 Az ellenőrzések tapasztalatairól összegzett formában való tájékoztató rendezvény, értekezlet tartásáról mindössze 6 hatóság számolt be.

 A tapasztalatgyűjtésben részt vevő jegyzői hatóságok közül 6 problémát és/vagy javaslatot fogalmazott meg a tekintetben, hogy a kapcsolt munkakörös feladatellátás miatt szükség lenne segédanyagokhoz (egységes tematikák, módszertani segédanyagok, útmutatók, azonos szempontrendszer követését eredményező eljárásrendek, jogszabályhelyeket is tartalmazó komplex ellenőrzési szempontrendszer) való hozzáférésre.

A kapcsolt munkakörben rendszerint nemcsak a szociális szolgáltatók és intézmények engedélyezési ügyeit látja el az ügyintéző az ellenőrzési feladat mellett, hanem részt vesz az intézményfenntartói feladatok ellátásában, az önkormányzati működéshez szükséges bizottsági, testületi előterjesztések előkészítésében és a döntések végrehajtásában, jegyzői jövedelemigazolások kiadásának ügyintézésében, sőt előfordulhat más ágazathoz kapcsolt munkakör is.

 Folytatás 3.rész: www.obe.eoldal.hu/cikkek/szocialis-es-gyermekvedelem-penzugyi-ellenorzese/szocialis-humanszolgaltatasok-ellenorzesi-gyakorlatarol-_tanulmany-3_resz_

Vissza a kezdőlapra: www.obe.eoldal.hu